Box Arsip Penyimpanan arsip dokumen atau berkas menjadi sebuah kebutuhan di setiap kantor. Karena itulah box atau kardus arsip hadir sebagai solusi. Secara garis besar, kardus arsip merupakan kotak kardus yang secara khusus digunakan untuk penyimpanan arsip dokumen maupun berkas cetak. Dan pastinya, penyimpanan dilakukan untuk merapikan serta mempermudah staf kantor.
Dan seiring dengan berjalannya waktu, jual Box arsip hadir dalam berbagai pilihan ukuran dengan range harga yang juga beragam. Tak hanya itu saja, Anda juga bisa temukan makin banyak pabrik atau jasa pembuatan kardus arsip jika Anda ingin pesan dalam jumlah banyak. Dengan begitu, harga per kardus juga akan lebih murah dibandingkan jika Anda membeli secara eceran.
Seperti yang sudah dijelaskan di atas, pada dasarnya fungsi kardus arsip sudah terlihat jelas dari namanya. Meski demikian, jika dijabarkan lagi ada beberapa fungsi utama kardus arsip yang ternyata perlu Anda ketahui juga, lho! Apa saja, ya?
Kardus Arsip
Menyimpan Arsip yang Tak Lagi Aktif
Kardus arsip digunakan untuk menyimpan arsip dokumen, atau lebih spesifik lagi arsip dokumen yang tidak tak lagi aktif, alias inaktif. Maksudnya adalah dokumen atau berkas yang frekuensi atau intensitas penggunaannya sudah berkurang. Artinya, dokumen tak lagi sering digunakan sehingga perlu dipindahkan dari area kerja utama, seperti meja kerja staf.
Meskipun penggunaannya sudah berkurang, dokumen belum bisa dihancurkan. Sebab ada kemungkinan bahwa staf masih membutuhkannya. Karena itulah dokumen disimpan dulu di dalam Box arsip dan bukannya langsung dihancurkan.
Proses Pencarian Dokumen yang Lebih Mudah dan Cepat
Di bagian luar kardus arsip, Anda bisa tempelkan label atau tulis kode identifikasi dokumen yang disimpan di dalamnya. Misal berdasarkan kategorinya dan/atau berdasarkan waktu kapan dokumen dibuat. Karena itulah biasanya kardus arsip didesain polos untuk tujuan ini.
Dengan adanya label atau penulisan kode identifikasi tersebut, staf akan lebih mudah menemukan dokumen yang dibutuhkan. Di samping itu, proses pencariannya tentu juga akan lebih cepat selesai.
Merapikan Area Kerja
Jumlah dokumen atau berkas cetak yang terus-menerus menumpuk di atas meja kerja tak hanya bisa membuat meja kerja penuh serta berantakan. Soalnya, tumpukan dokumen yang menimbulkan kesan tak beratur ini rupanya juga bisa memicu rasa stress karyawan.
Apabila dokumen atau berkas cetak yang penggunaannya sudah berkurang dipindahkan ke dalam kardus arsip, jumlah dokumen yang berada di atas meja kerja jelas akan berkurang. Artinya, staf bisa meletakkan hanya dokumen-dokumen yang penting dan signifikan saja.
Dengan begitu, staf tidak perlu merasa terganggu oleh tumpukan dokumen cetak yang seolah tak ada habisnya. Lebih jauh lagi, staf juga akan lebih produktif dalam menyelesaikan pekerjaannya.
Menjaga Kondisi Arsip Dokumen
Tak hanya untuk menyimpan arsip dokumen cetak saja, kardus arsip juga berfungsi untuk menjaga agar dokumen tidak cepat rusak. Salah satu alasan utamanya adalah karena penyimpanan di dalam kardus arsip bisa mencegah tumpukan debu maupun kotoran di atas dokumen yang bisa merusak kertas.
Meskipun kardus arsip sendiri juga terbuat dari kertas, bahan yang digunakan beda dengan bahan kertas HVS untuk dokumen. Jenis karton untuk kardus arsip jauh lebih tebal dan kokoh sehingga jauh lebih awet dan tahan lama.
Itu tadi 4 fungsi utama kardus arsip yang harus Anda ketahui. Untungnya, sekarang Anda bisa pesan langsung dari pabrik jasa pembuatan kardus arsip bahkan secara online.