Tips Memilih Box File / Kardus Arsip
Seperti yang ditunjukkan oleh namanya, kardus atau box arsip berfungsi sebagai tempat penyimpanan arsip dokumen atau berkas cetak. Mengingat bahwa dokumen cetak tersebut bisa jadi disimpan dalam jangka waktu panjang – bahkan sampai tahunan – memilih box arsip berkualitas. Dengan begitu, dokumen-dokumen kantor Anda nantinya akan bisa tersimpan dengan aman selama yang dibutuhkan.
Tips Memilih Box File / Kardus Arsip
Ketika memilih box arsip, ada beberapa faktor yang perlu Anda pertimbangkan. Beberapa di antaranya adalah ukuran box, jenis materialnya, serta biaya atau harganya. Untuk penjelasan lengkapnya, simak ulasan di bawah ini terlebih dahulu, ya!
Menentukan Ukuran Box Arsip
Meskipun A4 merupakan ukuran standar dokumen pada umumnya, box arsip sendiri tersedia dalam beragam pilihan ukuran. Mulai dari ukuran kecil untuk dokumen A5 hingga box berukuran besar untuk dokumen A3, pilihan yang tersedia sangat beragam.
Panduan di bawah ini bisa jadi acuan Anda dalam menentukan ukuran box arsip yang dibutuhkan. Catat bahwa ukuran box berikut ini adalah perkiraan.
- Box A3.
Ukuran dokumen: 297 x 420 mm.
Ukuran box (perkiraan): 331 x 108 x 442 mm.
Cocok untuk: Dokumen berukuran besar seperti gambar, diagram, koran, materi pemasaran, atau bahkan dokumen hasil X-ray. Dibandingkan box arsip A4, box arsip A3 cenderung lebih sempit sehingga jumlah dokumen yang bisa ditampung juga lebih sedikit.
- Box A4.
Ukuran dokumen: 210 x 297 mm.
Ukuran box (perkiraan): 380 x 321 x 290 mm.
Cocok untuk: Dokumen pada umumnya serta ring binder ukuran A4. Tergantung sisi lebarnya, box arsip A4 bisa menyimpan sekitar 2.500 dokumen A4.
- Box A5.
Ukuran dokumen: 148,5 x 210 mm.
Ukuran box (perkiraan); 256 x 180 x 76 mm.
Cocok untuk: Dokumen berukuran lebih kecil dari A4 seperti foto.
Material Box Arsip
Walaupun box arsip terbuat dari material kertas, jenis kertasnya jelas beda dari kertas HVS yang digunakan untuk dokumen cetak. Secara garis besar, box arsip dibuat menggunakan kertas karton gelombang atau corrugated. Jenis kertas yang satu ini terdiri atas beberapa lapis kertas dengan jenis yang juga berbeda-beda. Biasanya, karton gelombang terbuat dari kertas medium dan kertas kraft.
Kertas kraft merupakan jenis bahan yang dibuat dari serat kayu keras. Karena itulah karton corrugated umumnya kuat dan tidak gampang sobek. Sedangkan kertas medium dibuat dari bubur serbuk kayu, yang cenderung lebih lunak. Fungsinya adalah untuk membuat karton bisa dilipat dan dibentuk jadi box arsip atau jual kardus arsip.
Selain jenis materialnya, kualitas box arsip juga ditentukan dari ketebalan bahan karton yang digunakan. Mengingat bahwa masing-masing box arsip dibuat agar bisa menampung dokumen dalam jumlah yang tak sedikit, wajar jika kotak kardus penyimpanan ini sengaja didesain dengan material yang kokoh. Di sinilah ketebalan karton berperan penting, atau yang juga disebut sebagai gramatur.
Untuk box arsip berkualitas, karton yang digunakan punya gramatur yang tinggi. Standar yang digunakan adalah K150 untuk bahan kraft, dan M125 untuk bahan medium. Akan tetapi, Anda juga bisa temukan opsi dengan gramatur yang lebih tinggi di pabrik jasa pembuatan box arsip. Misalnya kertas kraft 200 atau kertas medium 150.
Apabila Anda mempertimbangkan untuk pesan box arsip langsung ke pabrik, Anda bisa pesan dalam jumlah tinggi untuk mendapatkan harga yang lebih murah. Di samping itu, Anda juga bisa pilih box arsip polos ataupun desain custom, misalnya dengan logo kantor Anda. Apalagi pemesanan saat ini juga sudah bisa dilakukan secara online.